UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR
8 TAHUN 1997
TENTANG
DOKUMEN PERUSAHAAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
PRESIDEN REPUBLIK
INDONESIA
Menimbang :
a. bahwa upaya untuk mewujudkan kesejahteraan umum dan kemakmuran
rakyat yang bersedia keadilan sosial bagi kemerdekaan dalam wadah negara
Kesatuan Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang
Dasar 1945.
b. bahwa usaha untuk menjamin Penyelenggaraan Perusahaan secara
Efektif dan efisien merupakan salah satu dasar kebijaksanaan Pembangunan
Nasional di bidang ekonomi yang sangat berpengaruh terhadap kemampuan
dunia usaha untuk mempergunakan peluang dan berkiprah secara sehat
dalam dunia Internasional yang penuh persaingan sehingga dapat memberikan
manfaat yang sebesar-besarnya bagi kesejahteraan rakyat.
c. bahwa salah satu faktor yang mengurangi efektivitas dan
efisien
perusahaan adalah ketentuan yang mewajibkan penyimpanan buku ,catatan
neraca selama 30 ( tiga puluh ) tahun dan penyimpanan surat, surat kawat
beserta tembusannya selama 10 ( sepuluh ) tahun, sebagaimana diatur antara
lain dalam pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang ( Wetboek van
Koophandel voor Indonesia Staatsblad 1847 : 23 ), sudah tidak sesuai lagi
dengan perkembangan dan kebutuhan hukum masyarakat khususnya di
bidang ekonomi dan Perdagangan;
d. bahwa ketentuan yang mewajibkan penyimpanan dokumen sebagaimana tersebut
dalam huruf c dan ketentuan-ketentuan dalam peraturan perundang-undangan
yang berkaitan dengan tata cara penyimpanan, pemindahan, pemusnahan dan
penyerahan arsip yang selama ini berlaku, menimbulkan beban ekonomis dan
administratif yang memberatkan perusahaan;
e. bahwa pembuatan dan penyimpanan dokumen, tetap diperlukan untuk menjamin
kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan
hukum karena itu kewajiban membuat dan menyimpan dokumen harus tetap dijalankan
dengan mengupayakan tidak menimbulkan beban ekonomis dan administratif
yang memberatkan, untuk itu perlu diadakan pembaharuan mengenai
media yang memuat dokumen dan pengurangan jangka waktu penyimpanan;
f. bahwa kemajuan teknologi telah memungkinkan catatan dan dokumen yang
dibuat di atas kertas dialihkan ke dalam media elektronik atau dibuat
secara langsung dalam media elektronik;
g. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf
a, b, c, d, e dan f dipandang perlu membentuk Undang-undang tentang
Dokumen Perusahaan.
Mengingat :
Pasal 5 ayat (1) dan pasal 20 ayat (1) Undang-undang Dasar 1945;
PRESIDEN
REPUBLIK INDONESIA
Dengan persetujuan
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : UNDANG–UNDANGTENTANG DOKUMEN PERUSAHAAN
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Undang–undang ini yang dimaksud dengan :
1. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara
tetap dan terus menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan
atau lama, baik yang diselenggarakan oleh orang perorangan maupun badan
usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum, yang didirikan
dan berkedudukan dalam wilayah Negara Republik Indonesia.
2. Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat
dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya,
baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk
corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.
3. Jadwal retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang
disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan
dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan.
Pasal 2
Dokumen Perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen lainnya.
Pasal 3
Dokumen keuangan terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan data
pendukung Administrasi keuangan ,yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban
serta keinginan usaha suatu perusahaan.
Pasal 4
Dokumen lainnya terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi Keterangan
yang mempunyai nilai guna bagi Perusahaan meskipun tidak terkait langsung
dengan dokumen keuangan.
Pasal 5
Catatan terdiri dari neraca tahunan Perhitungan laba rugi tahunan , rekening
,jurnal Transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai
hak dan kewajiban serta hal-hal yang berkaitan dengan Kegiatan usaha suatu
Perusahaan.
Pasal 6
Bukti Pembukuan terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar
pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan utang dan modal.
Pasal 7
(1) Data pendukung administrasi keuangan merupakan data administratif
yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung
penyusun dan pembuatan dokumen keuangan.
(2) Data pendukung administratif keuangan sebagaimana dimaksud dalam ayat
(1) terdiri dari :
a. data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan .
b. data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan.
BAB II
PEMBUATAN CATATAT DAN PENYIMPANAN
DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 8
(1) Setiap perusahaan wajib membuat catatan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 5 sesuai dengan kebutuhan perusahaan
(2) Catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat dengan menggunakan
huruf Latin, angka, Arab, satuan mata uang Rupiah, dan disusun dalam bahasa
Indonesia.
(3) Dalam hal ada izin dari Menteri Keuangan, Catatan sebagaimana dimaksud
dalam ayat (2) dapat disusun dalam bahasa asing.
Pasal 9
(1) Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan
atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi, wajib ditandatangani
oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan
yang bersangkutan.
(2) Dalam hal peraturan perundang-undangan yang berkaitan langsung dengan
kegiatan perusahaan di bidang tertentu tidak menentukan lain, maka catatan
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) Wajib dibuat paling lambat 6 (enam)
bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.
Pasal 10
(1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9, wajib dibuat di atas kertas.
(2) Catatan yang berhak rekening, jurnal transaksi harian atau setiap
tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal
lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan sebagaimana
dimaksud dalam pasal 5 dibuat di atas kertas atau dalam sarana lain.
Pasal 11
(1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, bukti pembukuan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, dan data pendukung administrasi keuangan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a , wajib disimpan
selama 10 (sepuluh), tahun terhitung sejak akhir tahun perusahaan yang
bersangkutan.
(2) Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam pasal
7 ayat (2) huruf b, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan
dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan .
(3) Dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 jangka waktu penyimpanannya
ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen tersebut.
(4) Jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3) disusun
oleh perusahaan yang bersangkutan dalam suatu jadwal retensi yang ditetapkan
dengan keputusan pimpinan perusahaan.
(5) Kewajiban penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ayat (2),
dan ayat (3), tidak menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan sebagai
alat bukti sesuai dengan kebutuhan sebagaimana ditentukan dalam ketentuan
mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan
yang berlaku atau untuk kepentingan hukum lainnya.
BAB III
PENGALIHAN BENTUK DOKUMEN PERUSAHAAN
DAN LEGALISASI
Pasal 12
(1) Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya
(2) Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), dapat dilakukan sejak dokumen tersebut
dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan.
(3) Dalam mengalihkan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat
(1), pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen
yang perlu tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan
perusahaan atau kepentingan nasional.
(4) Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau
media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik
dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu, pimpinan perusahaan wajib
tetap menyimpan naskah asli tersebut.
Pasal 13
Setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam pasal
12 , ayat (1) wajib dilegalisasi .
Pasal 14
(1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam pasal 13 dilakukan oleh pimpinan
perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan,
dengan dibuatkan berita acara .
(2) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang kurangnya
memuat :
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya legalisasi;
b. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas
kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan
aslinya; dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.
Pasal 15
(1) Dokumen Perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya
sebagaimana dimaksud dalam pasal 12 ayat (1) dan atau hasil cetaknya merupakan
alat bukti yang sah .
(2) Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu
dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahaan yang
telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya .
Pasal 16
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pengalihan dokumen perusahaan
ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasi diatur dengan Peraturan
Pemerintah.
BAB IV
PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN
DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 17
Pemindahan dokumen Perusahaan dari unit Pengelolaan ke unit kearsipan
di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan
perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
yang bersangkutan
Pasal 18
(1) Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan
nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan
keputusan pimpinan perusahaan.
(2) Penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan dengan
pembuatan berita acara yang sekurang kurangnya memuat :
a. keterangan tempat, tanggal, bulan dan tahun dilakukan penyerahan.
b. keterangan tentang pelaksanaan penyerahan dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang
menerima penyerahan.
(3) Pada berita acara penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dilampirkan
daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan.
Pasal 19
(1) Pemusnahan catatan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi
sebagaimana dimaksud dalam pasal 11 ayat (1) dilaksanakan berdasarkan
keputusan pimpinan perusahaan.
(2) Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud
dalam pasal 11 ayat (2) dan dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam
pasal 11 ayat (3) dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi.
(3) Pimpinan perusahaan yang bertanggungjawab dalam pemusnahan dokumen
perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk bertanggungjawab atas segala
kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal:
a. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu
wajib simpan sebagaimana dimaksud dalam pasal 11 ayat (1) atau
b. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut
diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan
karena perusahaan mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan,
hak, dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.
Pasal 20
Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan dalam microfilm atau
media lainnya, dapat segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan
perusahaan, berdasarkan ketentuan pasal 12 ayat (3) dan (4).
Pasal 21
(1) Pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam pasal 19 dan pasal 20 dilaksanakan
pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat :
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukan pemusnahan.
b. keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan
c. tandatangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan
(2) Pada berita acara pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilampirkan
daftar pertelean dokumen yang akan dimusnahkan.
Pasal 22
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen
perusahaan diatur dengan Peraturan Pemerintah.
BAB V
KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 23
Buku, surat, catatan dan neraca yang berdasarkan ketentuan pasal 6 kitab
Undang-undang Hukum Dagang ( Vetboek van koophandel voor Indonesie, staatsblad
1847: 23 ) wajib disimpan selama 30 ( tiga
puluh) tahun, dan pada saat berlakunya undang-undang ini telah disimpan
selama 10 ( sepuluh ) tahun atau lebih. Pemusnahannya dilakukan berdasarkan
ketentuan dalam Undang-undang ini.
Pasal 24
Salinan surat dan telegram yang berdasarkan ketentuan pasal 6 Kitab undang-undang
Hukum Dagang (Vetboek van koophandel voor Indonesie, staatsblad 1847:
23 ) wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun dan pada saat berlakunya
undang-undang ini masa simpannya belum mencapai 10 ( sepuluh ) tahun,
pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.
Pasal 25
Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan pertimbangan kepada
Ketua Badan Pemeriksaan Keuangan, dan dalam waktu 1 (satu ) tahun terhitung
sejak berlakunya Undang-undang ini pertimbangan tersebut belum diberikan,
pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam undang-undang ini.
Pasal 26
Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan persetujuan pada
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia , dan dalam waktu 1 (satu) tahun
terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undang - undang ini persetujuan
tersebut belum diberikan, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan
dalam Undang-undang ini.
Pasal 27
Dokumen perusahaan yang jadwal retensinya sedang dimintakan persetujuan
kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, dan dalam waktu 1 (satu),
tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undang-undang ini
persetujuan tersebut belum diberikan , jadwal retensi dan pemusnahannya
ditetapkan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.
BAB V1
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 28
Ketentuan dalam Undang –undang ini berlaku juga terhadap :
1. kantor perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan Indonesia atau yang
disamakan dengan itu, yang mempunyai kegiatan usaha di luar wilayah Negara
Republik Indonesia, dengan tetap memperhatikan ketentuan yang berlaku
di negera setempat.
2. kantor perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan asing atau yang disamakan
dengan itu, yang mempunyai kegiatan usaha di Wilayah Negara Republik Indonesia;
dan
3. badan atau lembaga yang tidak termasuk dalam pengertian perusahaan
sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 angka 1,yang dalam kegiatan dan atau
tugasnya memiliki dan menghasilkan dokumen sebagaimana layaknya perusahaan.
Pasal 29
Semua ketentuan Peraturan Perundang Undangan yang berkaitan dengan Pelaksanaan
pasal 6 kitab Undang – undang Hukum Dagang (Vetboek van koophandel voor
Indonesie, staatsblad 1847: 23 ), tetap berlaku sepanjang belum diganti
atau tidak bertentangan dengan Undang-Undang ini.
Pasal 30
Pada saat Undang – undang ini dimulai berlaku :
1. Pasal 6 kitab Undang-udnang Hukum Dagang(Vetboek van koophandel
voor Indonesie, staatsblad 1847: 23 ); dan
2. semua peraturan perundang–undangan yang berkaitan dengan dokumen
perusahaan dan ketentuan peraturan perundang undangan yang berkaitan dengan
penyimpanan, pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan arsip yang bertentangan
dengan Undang-undang ini,
dinyatakan tidak berlaku lagi.
Pasal 31
Undang-undang ini berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Undang-undang
ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia.
Disahkan di Jakarta
Pada tanggal 24 maret’1997
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
ttd
S O E H A R T O
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 24 Maret 1997
MENTERI NEGARA SEKRETARIS NEGARA
REPUBLIK INDONESIA
ttd
M O E R D I O N O
LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 1997 NOMOR
18
Salinan sesuai dengan aslinya
SEKRETARIS NEGARA KABINET R.I.
Kepala Biro Hukum
dan Perundang-undangan
ttd
Lambock V. Nahattands
PENJELASAN
ATAS
UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 8 TAHUN 1997
TENTANG
DOKUMEN PERUSAHAAN
U M U M
Garis-garis Besar Haluan Negara menetapkan bahwa pembangunan hukum sebagai
upaya untuk menegakkan keadilan, kebenaran dan ketertiban dalam negara
hukum Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945,
diarahkan untuk meningkatkan kesadaran hukum, menjamin penegakan, pelayanan
dan kepastian hukum, serta mewujudkan tata hukum nasional yang mengabdi
pada kepentingan nasional.
Pengaruh globalisasi ekonomi dan informasi yang demikian luas karena perkembangan
perekonomian dan perdagangan baik nasional maupun internasional yang bergerak
cepat mengakibatkan meningkatnya penggunaan dokumen, sehingga mengharuskan
dunia usaha memanfaatkan kemajuan teknologi untuk meningkatkan kemampuannya
secara efektif dan efisien dalam pengelolaan dokumen perusahaan.
Guna mencapai tujuan tersebut, pembentukan peraturan mengenai dokumen
perusahaan yang merupakan bagian dari pembangunan hukum di bidang ekonomi
perlu segera disusun, dalam upaya memacu laju pertumbuhan perusahaan melalui
pengelolaan dokumen perusahaan yang efektif dan efisien.
Ketentuan sebagaimana tercantum dalam Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum
Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) yang
mewajibkan setiap orang yang menjalankan perusahaan menyelenggarakan pencatatan
tentang hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan dan menyimpan dokumen
tersebut antara 10 (sepuluh) sampai dengan 30 (tiga puluh) tahun, sudah
tidak sesuai lagi dengan perkembangan dan kebutuhan hukum masyarakat khususnya
di bidang ekonomi dan perdagangan dewasa ini.
Selain ketentuan wajib menyimpan dokumen sebagaimana diatur dalam Pasal
6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie,
Staatsblad 1847 : 23), juga ketentuan Undang-undang dan peraturan perundang-undangan
lainnya yang berkaitan dengan tata cara penyimpanan, pemindahan, pemusnahan,
dan penyerahan arsip menimbulkan beban yang berat bagi perusahaan karena
pelaksanaannya memerlukan ruangan yang luas, tenaga, waktu, perawatan,
dan biaya yang besar.
Catatan yang berupa neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening,
jurnal transaksi harian, dan bukti pembukuan serta data pendukung administrasi
keuangan yang merupakan bagian dari bukti pembukuan atau tulisan lain
yang menggambarkan neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening,
dan jurnal transaksi harian dikurangi masa penyimpanannya dari 30 (tiga
puluh) tahun menjadi 10 (sepuluh) tahun.
Sejalan dengan upaya mengurangi jangka waktu penyimpanan, penerapan teknologi
maju di bidang informatika telah memungkinkan dokumen perusahaan yang
dibuat di atas kertas atau sarana lainnya dapat dialihkan untuk disimpan
dalam mikrofilm atau media lainnya. Pemakaian mikrofilm atau media lain
tersebut dapat dipastikan semakin banyak digunakan dalam kegiatan ekonomi
dan perdagangan karena lebih ekonomis. Untuk menjamin kepastian hukum,
maka dokumen perusahaan yang disimpan dalam mikrofilm dan media lain,
merupakan salah satu alat bukti yang sah.
Untuk menyederhanakan tata cara penyimpanan, pemindahan, pemusnahan, dan
penyerahan dokumen perusahaan, yang penting artinya bagi efisiensi kegiatan
perusahaan seperti diuraikan di atas, Undang-undang ini memberikan wewenang
kepada perusahaan untuk melaksanakan penyimpanan, pemindahan, pemusnahan,
dan penyerahan dokumen tersebut berdasarkan jadwal retensi baik menurut
Undang-undang ini maupun yang ditetapkan oleh pimpinan perusahaan.
Dengan diberlakukannya ketentuan yang mengatur dokumen perusahaan, maka
pembuatan, penyimpanan, pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan dokumen
perusahaan dapat dilakukan dengan sederhana, efektif, dan efisien dengan
tidak mengurangi kepastian hukum dan tetap melindungi kepentingan para
pihak dalam suatu hubungan hukum.
Ketentuan mengenai pelaksanaan penyimpanan, pemindahan, pemusnahan, dan
penyerahan dokumen yang diatur dengan Undang-undang ini tidak dimaksudkan
menghilangkan fungsi dokumen bersangkutan sebagai alat bukti atau kepentingan
hukum lainnya. Oleh karena itu Undang-undang dan ketentuan peraturan perundang-undangan
lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab Undang-undang
Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 :
23), misalnya Pasal 396, Pasal 397, Pasal 398, dan Pasal 399 Kitab Undang-undang
Hukum Pidana tetap berlaku sepanjang belum diganti atau tidak bertentangan
dengan undang-undang ini.
PASAL DEMI PASAL
Pasal 1
Cukup jelas
Pasal 2
Cukup jelas
Pasal 3
Cukup jelas
Pasal 4
Yang termasuk “dokumen lainnya” misalnya Risalah Rapat Umum Pemegang Saham,
Akta Pendirian Perusahaan, akta otentik lainnya yang masih mengandung
kepentingan hukum tertentu, Nomor Pokok Wajib Pajak.
Pasal 5
Yang dimaksud dengan :
Ø “neraca tahunan” adalah salah satu bentuk catatan yang menggambarkan
posisi kekayaan, utang, dan modal pada akhir tahun buku yang merupakan
pertanggung jawaban keuangan.
Ø “rekening” adalah salah satu bentuk catatan yang dibuat perusahaan
untuk menampung transaksi yang sejenis yang digunakan sebagai dasar penyusunan
laporan keuangan, dan dapat juga disebut buku besar atau perkiraan.
Ø “jurnal transaksi harian” adalah salah satu bentuk catatan yang
menggambarkan adanya transaksi yang dapat berupa buku harian atau catatan
harian atau tulisan lainnya.
Ø “tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta
hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan” adalah
tulisan yang menggambarkan neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan,
rekening, dan jurnal transaksi harian.
Pasal 6
Yang dimaksud dengan :
Ø “warkat” adalah dokumen tertulis yang bentuk dan penggunaannya
ditetapkan menurut aturan tertentu dan merupakan bukti transaksi, misalnya
cek, bilyet giro, surat perintah membayar, wesel, nota debet, dan nota
kredit.
Ø “perubahan kekayaan, utang, dan modal” adalah bertambah dan atau
berkurangnya jumlah dan susunan kekayaan, utang, dan modal.
Pasal 7
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Yang termasuk :
a. “data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan”, misalnya
surat perintah kerja, surat kontrak atau surat perjanjian.
b. “data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan”,
misalnya rekening antar kantor, rekening harian, atau rekening mingguan.
Pasal 8
Ayat (1)
Penggunaan kata “wajib” dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan
adanya kewajiban perusahaan membuat catatan, agar setiap saat dapat diketahui
keadaan kekayaan, utang, modal, hak dan kewajiban perusahaan, untuk melindungi
baik kepentingan perusahaan, kepentingan Pemerintah maupun kepentingan
pihak ketiga.
Kewajiban tersebut bersifat keperdataan, sehingga risiko yang timbul karena
tidak dilaksanakannya kewajiban tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan
yang bersangkutan.
Yang dimaksud dengan “sesuai dengan kebutuhan perusahaan” adalah bahwa
walaupun setiap perusahaan diwajibkan membuat catatan, tetapi mengenai
bentuk dan kedalaman isi catatan yang dibuat, dilakukan sesuai dengan
sifat perusahaan.
Ayat (2)
Penggunaan kata “wajib” dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan
bahwa catatan tersebut dibuat sesuai dengan ketentuan dalam ayat ini,
misalnya harus menggunakan huruf Latin dan disusun dalam bahasa Indonesia.
Dengan demikian apabila catatan tidak dibuat dengan menggunakan huruf
Latin dan tidak disusun dalam bahasa Indonesia, maka secara hukum, perusahaan
tersebut dianggap belum membuat catatan, dan kelalaian tersebut menjadi
tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan.
Ayat (3)
Pada dasarnya catatan harus disusun dalam bahasa Indonesia, kecuali baik
karena sifat perusahaan maupun untuk kepentingan tertentu sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang perpajakan, dengan izin
Menteri Keuangan catatan dapat disusun dalam bahasa asing.
Pasal 9
Ayat (1)
Ø Penggunaan kata “wajib” dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan
penekanan bahwa apabila neraca tahunan atau perhitungan laba rugi tahunan
belum ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk,
secara hukum perusahaan dianggap belum membuat neraca tahunan atau perhitungan
laba rugi tahunan.
Ø Yang dimaksud dengan “pimpinan perusahaan” adalah seseorang yang
berdasarkan Anggaran Dasar perusahaan yang bersangkutan dan mewakili perusahaan
baik di dalam maupun di luar pengadilan.
Ø Yang dimaksud dengan “pejabat yang ditunjuk” adalah seseorang
yang diberi kewenangan oleh pimpinan perusahaan untuk mengelola dokumen
perusahaan.
Ayat (2)
Penggunaan kata “wajib” dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan
bahwa pembuatan catatan tidak boleh melebihi waktu 6 (enam) bulan terhitung
sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Kelalaian melakukan
kewajiban tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan.
Pasal 10
Ayat (1)
Penggunaan kata “wajib” dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan
bahwa apabila catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba
rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca laba rugi, tidak
dibuat di atas kertas, perusahaan dianggap belum membuat catatan.
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan “sarana lainnya” adalah alat bantu untuk memproses
pembuatan dokumen perusahaan yang sejak semula tidak dibuat di atas kertas,
misalnya menggunakan pita magnetik atau disket.
Pasal 11
Ayat (1)
Penggunaan kata “wajib” dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan
mengenai hal yang harus dilakukan perusahaan, yakni menyimpan dokumen
sebagaimana dimaksud dalam ayat ini selama 10 (sepuluh) tahun. Dengan
demikian apabila sebelum jangka waktu 10 (sepuluh) tahun dokumen yang
bersangkutan dimusnahkan, maka risiko karena pemusnahan tersebut menjadi
tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan.
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Yang dimaksud dengan “nilai guna dokumen” adalah nilai dokumen perusahaan
yang didasarkan pada kegunaan dokumen dalam menunjang pelaksanaan kegiatan
usaha perusahaan.
Berdasarkan nilai guna dokumen yang bersangkutan, maka jangka waktu penyimpanannya
dapat ditetapkan kurang dari 10 (sepuluh) tahun atau lebih dari 10 (sepuluh)
tahun.
Ayat (4)
Cukup jelas
Ayat (5)
Sekalipun suatu dokumen telah melewati masa wajib simpan, tetapi dokumen
tersebut tetap dapat dipergunakan sebagai alat bukti sesuai dengan ketentuan
mengenai daluwarsa suatu tuntutan.
Pasal 12
Ayat (1)
Yang dimaksud dengan :
Ø “mikrofilm” adalah film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak,
dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil.
Ø “media lainnya” adalah alat penyimpan informasi yang bukan kertas
dan mempunyai tingkat pengamanan yang dapat menjamin keaslian dokumen
yang dialihkan atau ditransformasikan, misalnya Compact Disk-Read Only
Memory (CD-ROM), dan Write-Once-Read-Many (WORM).
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Suatu dokumen perusahaan mempunyai makna “kepentingan nasional” apabila
dokumen perusahaan tersebut memiliki nilai historis yang digunakan dalam
rangka kegiatan pemerintahan dan pembangunan serta kehidupan kebangsaan,
misalnya rekening atau bukti iuran untuk pembangunan Monumen Nasional,
Mesjid Istiqlal.
Selanjutnya yang menentukan suatu dokumen mempunyai makna kepentingan
nasional adalah pimpinan perusahaan.
Ayat (4)
Penggunaan kata “wajib” dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan
bahwa pimpinan perusahaan tetap harus menyimpan naskah asli, apabila dokumen
tersebut masih mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan atau mengandung
kepentingan hukum tertentu. Kelalaian dalam melaksanakan kewajiban tersebut,
pimpinan perusahaan bertanggung jawab sesuai dengan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
Yang dimaksud dengan “masih mengandung kepentingan hukum tertentu” adalah
apabila naskah asli tersebut masih mengandung hak dan atau kewajiban yang
masih harus dipenuhi oleh pihak yang berkepentingan.
Pasal 13
Penggunaan kata “wajib” dalam Pasal ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan
bahwa setiap pengalihan dokumen perusahaan harus dilegalisasi. Apabila
pengalihan dokumen perusahaan tidak dilegalisasi, maka dokumen perusahaan
hasil pengalihan tersebut secara hukum tidak dapat dijadikan sebagai alat
bukti yang sah.
Yang dimaksud dengan “legalisasi” adalah tindakan pengesahan isi dokumen
perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke dalam mikrofilm atau
media lain yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan
yang terkandung di dalam mikrofilm atau media lain tersebut sesuai dengan
naskah aslinya.
Pasal 14
Ayat (1)
Berita acara dibuat pada saat terjadi pengalihan dokumen ke dalam mikrofilm
atau media lainnya.
Ayat (2)
Pada berita acara pengalihan dilampirkan daftar pertelaan atas dokumen
perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
Pasal 15
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan “dianggap perlu”, “dalam hal tertentu” dan “untuk
keperluan tertentu” misalnya untuk keperluan memenuhi permintaan polisi,
jaksa, atau hakim dalam pemeriksaan perkara.
Legalisasi dilakukan dengan cara pembubuhan tanda tangan pada hasil cetak
dokumen tersebut dan pernyataan bahwa hasil cetak sesuai dengan hasilnya.
Pasal 16
Cukup jelas
Pasal 17
Penentuan tata cara pemindahan dokumen perusahaan diserahkan kepada pimpinan
perusahaan, karena yang mengetahui kebutuhan perusahaan adalah pimpinan
perusahaan yang bersangkutan. Dalam tata cara tersebut dapat pula ditentukan
bahwa pemindahan dokumen disertai dengan daftar pertelaan dan pembuatan
berita acara yang sekurang-kurangnya memuat :
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan pemindahan;
b. keterangan tentang pelaksanaan pemindahan; dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang memindahkan dan pejabat yang
menerima pemindahan.
Yang dimaksud dengan :
Ø “unit pengolahan” adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab mengolah semua dokumen yang berkaitan dengan kegiatan operasional
perusahaan.
Ø “unit kearsipan” adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab mengelola dokumen perusahaan yang sudah diselesaikan oleh
unit pengolahan untuk disimpan dan dipelihara.
Pasal 18
Ayat (1)
Penggunaan kata “wajib” dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan
adanya kewajiban untuk menyerahkan dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai
nilai guna bagi kepentingan nasional kepada Arsip Nasional Republik Indonesia.
Apabila ketentuan tersebut tidak dilaksanakan, maka terkena ketentuan
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Yang dimaksud dengan “daftar pertelaan” adalah daftar yang memuat keterangan
antara lain mengenai jenis, jumlah, dan jangka waktu penyimpanan dokumen
yang bersangkutan.
Pasal 19
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Dalam penyusunan jadwal retensi dokumen yang akan dimusnahkan, perlu dipertimbangkan
dokumen yang karena sifatnya tetap disimpan dan dipelihara.
Ayat (3)
Cukup jelas
Pasal 20
Pimpinan perusahaan dapat menetapkan suatu dokumen perusahaan yang dibuat
di atas kertas tetap disimpan walaupun telah dialihkan ke dalam mikrofilm
atau media lainnya.
Pasal 21
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Cukup jelas
Pasal 22
Cukup jelas
Pasal 23
Cukup jelas
Pasal 24
Cukup jelas
Pasal 25
Cukup jelas
Pasal 26
Cukup jelas
Pasal 22
Cukup jelas
Pasal 28
Angka 1
Cukup jelas
Angka 2
Cukup jelas
Angka 3
Lembaga dalam hal ini meliputi baik Lembaga/Instansi Pemerintah (misalnya
Bank Indonesia dan Badan Urusan Logistik) maupun Lembaga Swasta (misalnya
Yayasan).
Apabila suatu Lembaga/Instansi Pemerintah selain tugas pokoknya dalam
menjalankan fungsi pemerintahan melakukan pula kegiatan usaha, maka khusus
terhadap kegiatan tersebut berlaku ketentuan Undang-undang ini, tetap
berlaku ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang administrasi
pemerintah.
Pasal 29
Yang dimaksud dengan “ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan
dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Weboek van
Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23)”, misalnya Pasal 396
butir 3, Pasal 397 butir 4, Pasal 398 butir 3, dan Pasal 399 butir 4 Kitab
Undang-undang Hukum Pidana.
Pasal 30
Angka 1
Cukup jelas
Pasal 31
Cukup jelas
TAMBAHAN LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3674
